Med den kommende implementering af den nye danske bogføringslov er det blevet afgørende for virksomheder at forstå, hvad et godkendt bogføringssystem indebærer. Dette system er ikke blot en teknologisk nødvendighed, men en juridisk forpligtelse, der skal sikre, at alle virksomheder i Danmark overholder de nye krav til digital bogføring. Den nye lov, der træder i kraft fra 1. juli 2024 for selskaber og fra 1. januar 2025 for andre virksomhedstyper, kræver, at regnskaber føres digitalt i et system, som enten er registreret og godkendt af Erhvervsstyrelsen eller er et specialudviklet system, der opfylder lovens krav om digitalisering, opbevaring og datasikkerhed.
Hvad er et godkendt bogføringssystem?
Et godkendt bogføringssystem er et digitalt værktøj, der er blevet verificeret til at opfylde de krav, som den nye bogføringslov stiller. Det er designet til at sikre, at virksomheder kan håndtere deres finansielle data på en compliant måde, hvilket inkluderer korrekt registrering, opbevaring og sikkerhed af regnskabsdata. Disse systemer er enten standardiserede løsninger, som er blevet godkendt af Erhvervsstyrelsen, eller specialudviklede systemer, hvor virksomheden selv bærer ansvaret for at sikre compliance. Et godkendt system hjælper virksomheder med at undgå de potentielle risici, der er forbundet med manglende overholdelse af lovgivningen, såsom økonomiske sanktioner og revision.
Hvorfor er compliance vigtigt?
At være compliant med den nye bogføringslov er ikke blot en juridisk nødvendighed, men også en strategisk fordel for virksomheder. Manglende overholdelse kan føre til alvorlige konsekvenser, herunder økonomiske sanktioner og øget risiko for revision. Desuden giver et godkendt bogføringssystem virksomheder mulighed for at automatisere mange af de manuelle processer, hvilket øger effektiviteten og reducerer risikoen for fejl. Ved at implementere et digitalt og godkendt system, kan virksomheder også sikre en højere grad af datasikkerhed og integritet, hvilket er afgørende i en tid, hvor cybertrusler er stigende.
For at sikre, at din virksomhed er klar til de kommende krav, kan det være en god idé at undersøge mulighederne for at integrere et system fra Digisense’s compliance-løsninger. Med vores ekspertise inden for digital bogføring kan vi hjælpe din virksomhed med at navigere i de nye krav og sikre, at I er fuldt ud compliant, når loven træder i kraft.
Lovgivningens krav til digitale bogføringssystemer
Den nye bogføringslov, der snart træder i kraft, stiller specifikke krav til, hvordan virksomheder skal håndtere deres regnskaber digitalt. Det er ikke længere tilstrækkeligt at have et generelt bogføringssystem; det skal være et godkendt bogføringssystem, der opfylder lovens krav til digital registrering, opbevaring og sikkerhed. Disse krav inkluderer blandt andet elektronisk opbevaring af regnskabsdata og understøttelse af SAF-T eksportfilformat, som er nødvendigt for at sikre en ensartet og sikker udveksling af finansielle data.
Standardiserede systemer, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen, tilbyder en vis tryghed, da de løbende kontrolleres for compliance. Virksomheder, der vælger specialudviklede systemer, skal derimod selv sikre, at deres systemer opfylder alle lovkrav, hvilket kan kræve ekstra ressourcer og kontrolforanstaltninger. Læs mere om SAF-T og digital opbevaring for at forstå, hvordan disse tekniske krav kan påvirke din virksomhed.
Officiel liste over godkendte bogføringssystemer
Erhvervsstyrelsen offentliggør en opdateret liste over godkendte bogføringssystemer, som virksomheder kan benytte for at sikre compliance. Denne liste er en essentiel ressource for virksomheder, der ønsker at minimere risikoen for ikke at overholde lovgivningen. Ved at vælge et system fra denne liste, kan virksomhederne nemt sikre, at de opfylder de nye krav uden at skulle bekymre sig om de tekniske detaljer ved compliance.
Eksempler på systemer fra listen omfatter både kendte løsninger som e-conomic og mindre kendte, men specialiserede systemer. Disse systemer tilbyder funktionaliteter som automatiseret bilagskontrol og avanceret datasikkerhed, hvilket kan være en stor fordel for virksomheder, der ønsker at optimere deres bogføringsprocesser. Se den opdaterede liste over godkendte systemer for at finde det rette system til din virksomhed.
Ved at vælge et system fra Erhvervsstyrelsens liste, kan virksomhederne undgå den administrative byrde ved at skulle dokumentere compliance med loven selv, hvilket kan spare både tid og ressourcer. Dette valg kan også hjælpe med at reducere risikoen for økonomiske sanktioner og revisioner, der kan opstå ved manglende compliance.
Tekniske krav og datasikkerhed
For at opfylde de nye lovkrav skal bogføringssystemer ikke kun være i stand til at registrere og opbevare data elektronisk, men også sikre, at disse data er beskyttet mod uautoriseret adgang. Datasikkerhed er en kritisk komponent i de nye krav, og virksomheder skal sikre, at deres systemer har robuste sikkerhedsforanstaltninger på plads. Dette kan inkludere kryptering af data, adgangskontrol og regelmæssige sikkerhedskontroller.
En vigtig del af compliance er også evnen til at generere og eksportere regnskabsdata i det nye SAF-T format, som er designet til at lette dataudveksling og sikre gennemsigtighed. Hvis du ønsker at forstå, hvordan disse tekniske krav kan implementeres i din virksomhed, kan du få vejledning fra vores ekspertrådgivere, der kan hjælpe med at sikre, at din virksomhed er godt forberedt på de kommende ændringer.
Sådan vælger du det rette godkendte bogføringssystem
Valget af det rette godkendte bogføringssystem er en strategisk beslutning, der kræver grundige overvejelser. Funktionalitet, integration med eksisterende systemer og fremtidssikring er afgørende faktorer. Et system skal ikke blot opfylde lovkravene, men også passe til virksomhedens unikke behov. For at få den bedste løsning kan det være en fordel at søge uvildig rådgivning, især hvis man overvejer specialudviklede systemer. Dette kan sikre, at systemet ikke blot er compliant, men også effektivt understøtter virksomhedens daglige drift.
En vigtig overvejelse er, hvorvidt systemet kan integreres med andre værktøjer, virksomheden allerede bruger, såsom økonomisystemer eller CRM-platforme. Effektiv integration kan spare tid og reducere risikoen for fejl. Derudover bør man vurdere, om systemet er fremtidssikret, dvs. om det kan tilpasses fremtidige ændringer i lovgivningen eller virksomhedens behov.
For virksomheder, der vil sikre en glidende overgang til et digitalt bogføringssystem, kan det være nyttigt at deltage i en online demo for at få en bedre forståelse af systemets funktioner og fordele.
Betydningen for forskellige virksomhedstyper
Implementeringen af den nye bogføringslov påvirker forskellige virksomhedstyper forskelligt. For selskaber træder kravene i kraft fra regnskabsår, der begynder 1. juli 2024 eller senere, mens personligt ejede virksomheder og foreninger med en omsætning over 300.000 kr. skal overholde kravene fra 1. januar 2026. Det er derfor vigtigt for alle virksomheder at forstå tidslinjen og forberede sig i god tid.
Små virksomheder kan opleve, at overgangen til digitale systemer kræver en større investering i tid og ressourcer, men på lang sigt kan det føre til betydelige besparelser og effektiviseringer. Større virksomheder kan drage fordel af avancerede funktioner i godkendte systemer, der kan håndtere komplekse regnskabsprocesser og sikre høj datasikkerhed.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er et godkendt bogføringssystem?
Et godkendt bogføringssystem er et digitalt værktøj, der opfylder de krav, som den nye bogføringslov stiller. Det er designet til at sikre korrekt registrering, opbevaring og sikkerhed af regnskabsdata og kan enten være et standardiseret system godkendt af Erhvervsstyrelsen eller et specialudviklet system, som virksomheden selv har sikret compliance for.
Hvornår træder de nye krav i kraft?
De nye krav træder i kraft fra 1. juli 2024 for selskaber og fra 1. januar 2026 for personligt ejede virksomheder og foreninger med en omsætning over 300.000 kr.
Hvordan finder jeg ud af, om mit system er godkendt?
Du kan finde ud af, om dit system er godkendt ved at tjekke Erhvervsstyrelsens opdaterede liste over godkendte bogføringssystemer. Det er en god idé at vælge et system fra denne liste for at sikre compliance.
Hvad sker der, hvis jeg ikke overholder kravene?
Manglende overholdelse af de nye krav kan føre til økonomiske sanktioner og øget risiko for revision. Det er derfor vigtigt at sikre, at dit bogføringssystem er i overensstemmelse med lovgivningen.
Kan jeg bruge et specialudviklet system?
Ja, du kan bruge et specialudviklet system, men det er virksomhedens ansvar at sikre, at systemet opfylder alle lovkrav. Dette kan kræve ekstra ressourcer til at dokumentere compliance og sikre, at systemet opdateres i overensstemmelse med ændringer i lovgivningen.
For yderligere information om, hvordan du kan sikre din virksomheds compliance, kan du besøge vores guide til digital compliance.
