Digitalt bilagsarkiv og godkendelsesflow til automatiseret håndtering i Helios
Digiflow til Helios
Med Digiflow integreret til din Helios, får du digitaliseret dine bilag og arkiveret dem digitalt, som der foreskrives i den nye bogføringslov.
Den digitale håndtering kan samtidig sikre, at bilag automatisk finder frem til den der skal godkende det, og du tilmed hurtigt og nemt kan overføre evt. udgifter til en salgsordre, også selvom det ikke kommer fra en af de etablerede grossister.
Digiflows mest specialiserede produkt til autobranchen
Med det digitale bilagsarkiv, kan du nemt få digitaliseret dine kreditorbilag og du kan nemt finde alle bilag frem igen.
Med det komplette bilagsarkiv og godkendelsesflow til udgiftsbilag, er det slut med at lede efter bilag og arkivere dem i bilagsmapper. Glæd dig til at spare op mod 90% af din tid på den manuelle håndtering.
Det eneste du skal bruge, for at få integreret Digiflow er Helios Webservice/API. Den bliver automatisk bestilt i forbindelse med din bestilling af Digiflow.
Få rådgivning direkte af vores produktspecialist i Digiflow til Helios, Kjell Thomas Pilskog Mail: ktp@digisense.dk Telefon: 86 72 60 00
Herunder er listet en række fordele, du kan se frem til:
Det eneste du behøver for at få adgang til dine bilag er adgang til internettet. Herefter kan du og dine kollegaer tilgå kreditorbilagene via desktop og app. Du kan naturligvis håndtere dine bilag online, men derudover får du også et digitalt bilagsarkiv, hvor du har det fulde over alle dine bilag. Her kan brugerne søge informationer frem fra tidligere bilag, samt få det fulde overblik over fx alle, ikke færdigbehandlede kreditorbilag.
I Digiflow er der ubegrænset mulighed for oprettelse brugere, så du kan give alle de kollegaer, der har brug for det, adgang til at søge i bilagsarkivet, godkende bilag eller indgå i et mere avanceret godkendelsesflow, inden data automatisk sendes fra bogholderen til Helios.
Bilaget lander hos den forudbestemte postfordeler, som kan videresende bilagene til de korrekte godkendere. Med automatisk distribution slået til, kan bilaget helt selv finde frem til den rette 1. godkender, på baggrund af de data der fremgår af bilaget eller regler opsat på leverandøren. Dermed automatiseres processen for postfordeling og giver yderligere tidsbesparelser.
De mange indstillingsmuligheder i Digiflow gør, at du kan få tilpasset dit godkendelsesflow og de enkelte brugeres rettigheder, så det passer præcist til jeres behov. Dermed får du mulighed for at hæve sikkerheden ved funktionsadskillelse samtidig med, at alt dokumenteres i et revisionsspor.
Da Digiflow ligger som en selvstændig extension til Helios, kan alle kollegaer, der ikke bør have daglig adgang til økonomisystemet stadig håndtere bilag og søge i dem.
Har du kreditorbilag, der ikke kommer via EAN, sørger vi for, at de bliver scannet og får afløftet data, til de korrekte nøglefelter. Hele bilaget scannes, så der efterfølgende kan fritekstsøges i dit bilagsarkiv. Den kunstige intelligens du får med Digiflow har aldrig været bedre og gør samtidig, at du helt kan undgå at opbygge skabeloner.
Når dine indkøbspriser på varer er indlæst i Helios, kan du automatisk få lavet et pristjek på, om varen fra din leverandør er faktureret til den aftalte pris. Er varen ikke ifølge prisaftalen, vil varelinjen blive markeret med rød, når du får fakturaen til godkendelse.
Alle data sendes automatisk ind i Helios, og du undgår dermed manuelle indtastninger, får automatisk oprettet dine betalinger og udfyldt din kassekladde. Digiflow synkroniserer automatisk data fra Helios som fx kontoplan, kreditorer, momsopæt mv., så data kun skal vedligeholdes ét sted.
Med Digiflow til din Helios bliver det nemt for dig, at byde Bogføringslovens nye krav til digitalisering og dokumentation af bilag velkommen.
Disse punkter gør, at du er godt dækket ind i forhold til krav om bilag i den nye bogføringslov, men du får endnu mere end det. Se mere i videoen
Digitalt bilagsarkiv med nem søgefunktion
Mulighed for digitalisering af kreditor- og udlægs/kassebilag
Mulighed for tilføjelse af øvrige eksterne bilag
App til fotos af fysiske bilag
Værktøj til dataløft af mails med PDF-fakturaer
EAN/GLN-nummer til modtagelse af e-fakturaer
Automatisk journalisering
Kontrolspor fra modtagelse til bogføring
Digital opbevaring af bilag i minimum 5 år
Daglig sikkerhedskopi af bilag
Online revisor-adgang
Direkte link fra dit økonomisystem til det omhandlende bilag i arkivet (kun ved integration til ERP)
Dokumentation til den obligatoriske beskrevne bogføringsprocedure
Spar 50% på opstarten før 1. oktober
En komplet opstart af Digiflow til Helios indeholder alt du skal bruge for at komme i gang:
Opsætning, installation, registrering af EAN-nummer, dokument-dataløfter, online undervisning og opfølgning. En komplet opstart koster 2.500,-, hvis du booker før 1. oktober. Herefter stiger prisen til 5.000,-.
Du bør forvente at investere ca. 4-6 timer med os, så er du klar.
Den månedlige licens for det komplette bilagsarkiv er kun *747,- inkl. bilag.
*Fairuse på 1.000 bilag pr. måned samt 100 dataløft fra manuelle bilag. Herefter 1,87 pr. stk.
Har du spørgsmål, eller kunne du tænke dig at få en online demo? Så hjælper vi dig gerne
