I takt med at den digitale tidsalder fortsætter med at udvikle sig, har virksomheder også været nødt til at tilpasse sig nye krav til opbevaring af finansielle dokumenter. Den nye bogføringslov, der trådte i kraft i 2022, kræver nu, at de fleste virksomheder opbevarer deres købs- og salgsbilag digitalt. Denne lovændring er ikke kun en teknologisk opgradering, men en nødvendighed for at sikre, at virksomhederne er i overensstemmelse med gældende regler og undgår mulige sanktioner.
Udfordringer ved manuel opbevaring
Traditionel papirbaseret bilagshåndtering er fyldt med udfordringer. Papirbilag kan nemt blive væk, beskadiget eller endda stjålet, hvilket kan resultere i betydelige administrative problemer. Desuden er manuel opbevaring ofte tidskrævende og kan føre til ineffektivitet i den daglige drift. Med de nye krav fra bogføringsloven bliver det endnu mere presserende for virksomheder at skifte til digitale løsninger, der kan sikre, at bilag opbevares på en betryggende og lovlig måde.
Er din virksomhed klar?
Med de nye krav, der træder i kraft fra 2025/2026, er det afgørende for virksomheder at vurdere, om de er forberedte på overgangen til digital opbevaring. Det er ikke længere et spørgsmål om, hvorvidt man skal digitalisere, men hvordan man bedst gør det for at sikre compliance og samtidig optimere virksomhedens processer. Hos Digisense tilbyder vi en række løsninger, der kan hjælpe din virksomhed med at navigere i disse nye krav. Vores compliance-løsninger er designet til at gøre overgangen så gnidningsfri som muligt.
At opbevare bilag digitalt er ikke bare et spørgsmål om at scanne dokumenter og gemme dem i en mappe på computeren. Det kræver et system, der kan sikre uændret opbevaring, backup og adgangsstyring, så bilagene altid er tilgængelige for myndighederne ved behov. Dette er en kernefunktion i vores e-faktura løsninger, som integrerer problemfrit med eksisterende systemer og sikrer, at alle lovkrav er opfyldt.
kravene i den nye bogføringslov
Den nye bogføringslov fra 2022 har introduceret specifikke krav til digital opbevaring af bilag, som de fleste virksomheder skal følge. Det er nu obligatorisk at opbevare alle købs- og salgsbilag digitalt i et godkendt bogføringssystem. Dette krav gælder ikke kun for store virksomheder, men også for mindre virksomheder, der opfylder visse kriterier. Der er dog undtagelser, som omfatter løn og visse typer aftaler. Den digitale opbevaring skal sikre, at bilagene er tilgængelige og uændrede i en periode på mindst fem år fra regnskabsårets afslutning.
For at opfylde lovens krav skal fysiske bilag scannes og opbevares i skyen eller i et linket system. Dette sikrer, at bilagene er let tilgængelige og kan deles med relevante myndigheder ved behov. Det er vigtigt at vælge en løsning, der tilbyder både backup og adgangsstyring for at sikre, at bilagene er beskyttede mod tab eller uautoriseret adgang.
sikkerhed og tilgængelighed
En af de centrale krav i bogføringsloven er, at bilag skal opbevares sikkert og være tilgængelige for myndighederne. Dette betyder, at der skal være tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger på plads for at beskytte dataene mod tab eller manipulation. Det omfatter regelmæssig backup og adgangsstyring, der forhindrer uautoriseret adgang til bilagene. Virksomheder, der ikke overholder disse krav, risikerer at blive mødt med sanktioner som bøder eller retsforfølgelse.
Hos Digisense kan vi hjælpe din virksomhed med at opfylde disse sikkerhedskrav. Vores løsninger er designet til at sikre, at din digitale opbevaring er både sikker og i overensstemmelse med lovgivningen. Læs mere om vores SAF-T løsninger, der er skræddersyet til at opfylde de nye krav.
Det er afgørende at forstå, at compliance ikke kun handler om at opbevare bilag digitalt, men også om at sikre, at de er tilgængelige og beskyttede. Ved at vælge de rigtige digitale løsninger kan din virksomhed både opnå lovoverholdelse og forbedre effektiviteten i bilagshåndteringen.
implementering af digitale løsninger
Implementeringen af digital opbevaring af bilag sker fasevis, hvilket giver virksomheder tid til at tilpasse sig de nye krav. For større virksomheder, der allerede er underlagt årsregnskabspligt, er fristen tidligere, mens mindre virksomheder med en omsætning over 300.000 kr. har indtil 2025/2026 til at opfylde kravene. Det er derfor vigtigt at have en klar plan for, hvordan overgangen til digital opbevaring skal foregå.
Praktiske løsninger som e-faktura og OCR-teknologi kan i høj grad lette denne overgang. E-fakturaer sikrer, at alle fakturaer automatisk gemmes digitalt, mens OCR-teknologi kan bruges til at scanne og digitalisere fysiske bilag. For at sikre, at alle krav er opfyldt, kan virksomheder drage fordel af løsninger, der integrerer med eksisterende systemer, hvilket gør processen både lettere og mere effektiv. Læs mere om vores OIUUBL-løsninger for at sikre en problemfri integration.
For at hjælpe virksomheder med at sikre, at de opfylder alle krav, kan en tjekliste være nyttig:
- Sørg for, at alle købs- og salgsbilag opbevares digitalt i et godkendt system.
- Implementer backup-løsninger for at sikre, at data ikke går tabt.
- Sørg for adgangsstyring, så kun autoriserede personer kan tilgå bilagene.
- Brug e-faktura og OCR-teknologi til at digitalisere bilag effektivt.
- Overvåg overholdelse af lovkrav løbende for at undgå sanktioner.
ofte stillede spørgsmål
Hvad er kravene til digital opbevaring af bilag?
Alle købs- og salgsbilag skal opbevares digitalt i et godkendt system i 5 år. Dette sikrer, at bilagene er tilgængelige og uændrede, som krævet af bogføringsloven.
Hvordan sikrer jeg, at mine bilag er tilgængelige for myndighederne?
For at sikre tilgængelighed skal du have et system med adgangsstyring og regelmæssig backup, så bilag opbevares uændret og kan tilgås af myndighederne ved behov.
Hvornår træder de nye regler i kraft?
De nye regler implementeres fasevis fra 2025/2026, afhængigt af virksomhedstype og størrelse. Det er vigtigt at være opmærksom på de specifikke deadlines, der gælder for din virksomhed.
