Fra 2026 træder nye regler i kraft for digital opbevaring af regnskabsmateriale i Danmark, og det er afgørende for virksomheder at være forberedt på disse ændringer. De nye krav betyder, at alle virksomheder skal overgå fra fysisk til digital opbevaring af deres regnskabsdata, hvilket vil have betydelige konsekvenser for, hvordan virksomheder håndterer deres bogføring.
Vigtigheden af at være forberedt
Overgangen til digital opbevaring er ikke blot en teknisk tilpasning, men en strategisk nødvendighed, der kan påvirke virksomhedens operationelle effektivitet og lovmæssige compliance. Manglende forberedelse kan resultere i bøder og andre juridiske konsekvenser, hvilket understreger vigtigheden af at starte implementeringen af de nye krav i god tid. Virksomheder skal sikre, at deres digitale systemer er i overensstemmelse med de nye regler og kan håndtere de nødvendige sikkerhedskopier og dataopbevaring i mindst fem år.
Udfordringer ved overgangen
En af de største udfordringer ved overgangen til digital opbevaring er at sikre, at de nuværende systemer er i stand til at opfylde de nye krav. Dette inkluderer blandt andet at kunne logge ændringer, henvise til bilag, og sikre at data kan eksporteres i et maskinlæsbart format som SAF-T. For mange virksomheder kan det betyde investeringer i nye systemer eller opdateringer af eksisterende løsninger. Derudover kan der være en læringskurve for medarbejdere, der skal vænne sig til nye processer og teknologier.
Er din virksomhed klar?
Det er nu, virksomheder skal spørge sig selv: “Er vi klar til de nye krav, eller risikerer vi at falde bagud?” For at sikre en gnidningsfri overgang til digital opbevaring er det vigtigt at begynde planlægningen nu. Overvej at investere i løsninger, der er designet til at håndtere de nye krav, såsom e-faktura systemer, der kan automatisere og sikre compliance med de kommende regler.
krav til digital opbevaring af regnskabsmateriale
Med de nye regler, der træder i kraft fra 2026, er der specifikke krav til, hvordan regnskabsmateriale skal opbevares digitalt. Alle virksomheder skal sikre, at deres regnskabsdata opbevares i mindst fem år, og det skal ske hos en tredjepart eller en udbyder. Det er afgørende at vælge en løsning, der tilbyder løbende sikkerhedskopier, for at minimere risikoen for datatab. Den fysiske opbevaring af regnskabsmateriale vil gradvist blive udfaset, og virksomheder skal forberede sig på denne overgang.
tabel over ikrafttrædelse og omsætningsgrænser
For at forstå, hvornår de nye regler gælder for forskellige virksomhedstyper, kan nedenstående tabel give et overblik:
| Virksomhedstype | Ikrafttrædelse | Omsætningsgrænse |
|---|---|---|
| Selskaber | 1. juli 2024 | Ingen |
| Personligt ejede virksomheder | 1. januar 2026 | >300.000 kr. (to år) |
| Foreninger | 1. januar 2026 | >300.000 kr. (erhvervsmæssig) |
systemkrav og undtagelser
De digitale systemer, der anvendes til opbevaring af regnskabsmateriale, skal opfylde visse tekniske krav. Dette inkluderer logning af ændringer, henvisning til bilag og muligheden for at eksportere data i et maskinlæsbart format som SAF-T. Det er vigtigt at overveje systemer, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen, da disse kan fritage virksomheder for bevisbyrden, når det kommer til compliance. Der er dog undtagelser, såsom kassestrimler, der kun skal opbevares i ét år, samt visse fakturaer mellem virksomheder.
For virksomheder, der ønsker at sikre compliance med de nye regler, kan det være værd at udforske Digisense’s compliance-løsninger. Disse løsninger kan hjælpe med at sikre, at alle tekniske krav opfyldes, og at virksomheden er klar til de kommende ændringer.
Derudover kan finansielle virksomheder have mulighed for alternative opbevaringsmetoder, hvilket kan være en fordel for dem, der allerede har komplekse systemer på plads. Det er dog vigtigt at sikre, at disse metoder stadig lever op til de nye krav.
For at få en bedre forståelse af, hvordan de nye regler kan påvirke din virksomhed, kan du deltage i vores compliance guide webinar, hvor vi dykker ned i detaljerne omkring de nye krav og hvordan man bedst forbereder sig.
fremtidige implikationer af digital opbevaring
De nye regler for digital opbevaring af regnskabsmateriale, der træder i kraft i 2026, kan potentielt føre til betydelige administrative besparelser og effektiviseringer for virksomheder. Ved at overgå til digitale systemer kan virksomheder reducere omkostningerne forbundet med fysisk opbevaring og forbedre datahåndteringens nøjagtighed og sikkerhed. Derudover kan automatisering af bogføringsprocesser frigøre tid for medarbejderne, som kan bruges på mere værdiskabende aktiviteter.
For at forberede sig på overgangen er det vigtigt for virksomheder at evaluere deres nuværende systemer og identificere nødvendige opdateringer eller nye løsninger. Investering i et digitalt bogføringssystem, der opfylder de nye krav, kan være afgørende for at sikre compliance og undgå potentielle sanktioner. Det kan også være nyttigt at uddanne medarbejdere i brugen af nye systemer for at sikre en gnidningsfri overgang.
For at hjælpe virksomheder med at navigere i disse ændringer tilbyder vi en række ressourcer, herunder en omfattende guide til digital opbevaring, der kan hjælpe med at forstå og implementere de nye krav.
ofte stillede spørgsmål
hvad er de nye regler for digital opbevaring af regnskabsmateriale?
Fra 2026 skal al regnskabsmateriale opbevares digitalt i mindst 5 år. Dette gælder for alle virksomheder og kræver, at data opbevares hos en tredjepart eller udbyder.
hvilke virksomheder er omfattet af de nye regler?
Personligt ejede virksomheder og foreninger med en omsætning over 300.000 kr. er omfattet fra 2026, mens selskaber allerede er omfattet fra 1. juli 2024.
er der undtagelser til de nye opbevaringskrav?
Ja, kassestrimler skal kun opbevares i 1 år, og der er visse undtagelser for fakturaer mellem virksomheder. Disse undtagelser er designet til at lette byrden for mindre transaktioner, der ikke kræver langvarig opbevaring.
hvad er konsekvenserne for virksomheder, der ikke opfylder kravene?
Manglende compliance med de nye regler kan føre til bøder og juridiske problemer. Det er derfor afgørende for virksomheder at sikre, at deres bogføringssystemer er i overensstemmelse med kravene for at undgå disse risici.
For yderligere information om, hvordan du kan sikre, at din virksomhed er klar til de nye regler, kan du se vores online demo, hvor vi præsenterer løsninger, der kan hjælpe med at opfylde kravene.
