Den nye danske bogføringslov, der træder i kraft i starten af 2024/2025, bringer betydelige ændringer for virksomheder i Danmark. Denne lov kræver, at alle virksomheder anvender godkendte digitale bogføringssystemer for at sikre, at de overholder de nye regler og standarder. Formålet med loven er at modernisere bogføringen ved at fremme digitalisering og styrke sikkerheden i håndteringen af finansielle data.
For at opnå compliance med den nye lovgivning er det afgørende for virksomheder at implementere et digitalt bogføringssystem, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen. Disse systemer er designet til at opfylde specifikke krav, herunder digital bilagsopbevaring og IT-sikkerhed, hvilket sikrer en mere effektiv og sikker bogføringsproces. Med den nye lov vil virksomhederne ikke blot skulle tilpasse sig nye teknologiske krav, men også navigere i en række nye muligheder, der kan forbedre deres økonomiske styring.
Ændringerne i lovgivningen kan dog også medføre udfordringer for mange virksomheder, især dem der er vant til at arbejde med ældre systemer som Microsoft Dynamics C5 og Navision, der ikke længere er godkendte under den nye lov. Det betyder, at virksomhederne skal overveje at skifte til nye systemer, der lever op til de opdaterede krav. Denne overgang kan virke overvældende, men det er også en mulighed for at optimere virksomhedens bogføringspraksis og integrere nye funktioner, der kan forbedre den samlede produktivitet.
For virksomheder, der søger at forstå og navigere i disse ændringer, er det vigtigt at holde sig informeret om de specifikke krav og muligheder, som de godkendte bogføringssystemer tilbyder. For mere information om, hvordan din virksomhed kan sikre compliance med den nye bogføringslov, kan du læse mere om vores compliance-løsninger.
krav til godkendte bogføringssystemer
For at opfylde den nye danske bogføringslovs krav, skal godkendte bogføringssystemer leve op til specifikke standarder fastsat af Erhvervsstyrelsen. Disse systemer skal blandt andet kunne håndtere digital bilagsopbevaring og sikre høj IT-sikkerhed. Dette inkluderer løbende registrering af transaktioner, sikker opbevaring af data i mindst fem år, og implementering af brugeradgangskontrol samt automatisk backup.
En væsentlig del af lovens krav omfatter også automatisering og integration af e-fakturaer ved hjælp af SAF-T standarden. Dette sikrer, at fakturering og dataudveksling sker effektivt og i overensstemmelse med internationale standarder. Virksomheder, der tidligere har benyttet systemer som Microsoft Dynamics C5 og Navision, skal være opmærksomme på, at disse ikke længere er godkendt under den nye lovgivning. I stedet kan man overveje systemer, der allerede er på Erhvervsstyrelsens liste over godkendte løsninger.
For at få et bedre indblik i, hvordan automatisering kan hjælpe din virksomhed med at opfylde de nye krav, kan du læse mere om SAF-T integration.
overgang til godkendte systemer
Overgangen til et godkendt bogføringssystem kan virke som en stor opgave, men med de rigtige skridt kan processen blive mere overskuelig. Det første skridt er at inddrage medarbejdere i processen, så der er en fælles forståelse for de nye systemkrav. Derudover er det vigtigt at udarbejde en kravspecifikation, der præcist definerer, hvad virksomheden har brug for i et nyt system.
Når kravene er fastlagt, bør virksomheder sammenligne forskellige leverandører for at finde det system, der bedst opfylder deres behov. Det er ikke kun funktionaliteten, der er vigtig, men også support og muligheder for fremtidig opgradering. For at sikre en gnidningsfri overgang er det også vigtigt at have en klar tidsplan for implementeringen. Loven træder i kraft forskelligt afhængigt af virksomhedstype: fra 1. juli 2024 for klassiske selskaber og erhvervsdrivende fonde, fra 2025 for kalenderårsvirksomheder, og fra 2026 for personligt ejede virksomheder og foreninger.
For mere information om, hvordan du kan planlægge overgangen til et godkendt bogføringssystem, kan du se vores online demo.
tilpasning og undtagelser i godkendte bogføringssystemer
For virksomheder med egne tilpassede systemer er der stadig muligheder for at opnå compliance med den nye bogføringslov. Det er afgørende, at disse systemer opfylder de fastsatte krav, og at de registreres korrekt via årsrapporten. Virksomheder kan overveje at inddrage eksterne konsulenter for at sikre, at deres systemer justeres til at møde de nødvendige standarder.
Der er dog undtagelser for mindre, personligt ejede virksomheder med en årlig omsætning under 300.000 kr. Disse virksomheder er ikke forpligtede til at anvende digitale bogføringssystemer, men skal stadig overholde øvrige regler i bogføringsloven. Dette giver mindre virksomheder en vis fleksibilitet, men det er stadig vigtigt at holde sig ajour med lovens øvrige krav for at undgå potentielle sanktioner.
For virksomheder, der ønsker at registrere deres egne systemer, er det nødvendigt at følge de specifikke retningslinjer, som Erhvervsstyrelsen har fastsat. Dette inkluderer en detaljeret beskrivelse af systemets funktioner og hvordan det opfylder lovens krav. For yderligere vejledning kan virksomhederne læse vores guide til korrekt registrering.
ofte stillede spørgsmål
Hvilke systemer er inkluderet på Erhvervsstyrelsens liste over godkendte bogføringssystemer?
Erhvervsstyrelsen har offentliggjort en liste med cirka 54 godkendte standard bogføringssystemer, der opfylder kravene til digital bilagsopbevaring, IT-sikkerhed, automatisering og integration til e-fakturaer (SAF-T standard). Listen opdateres løbende, og det anbefales at holde sig informeret om eventuelle ændringer.
Hvordan kan virksomheder sikre, at deres systemer opfylder de nye krav?
Virksomheder kan sikre compliance ved at vælge et system fra Erhvervsstyrelsens liste eller ved at tilpasse deres egne systemer til at opfylde de nødvendige krav. Det er vigtigt at gennemføre en grundig evaluering af systemets funktioner og sikkerhedsforanstaltninger. For yderligere information om compliance, kan du læse om vores compliance-løsninger.
Hvad er konsekvenserne for virksomheder, der ikke skifter til et godkendt system?
Virksomheder, der ikke overholder den nye bogføringslov, risikerer bøder og andre sanktioner. Det er derfor vigtigt at sikre, at de anvendte systemer er i overensstemmelse med lovens krav for at undgå juridiske og økonomiske konsekvenser.
Hvordan påvirker den nye lov mindre virksomheder og foreninger?
Mindre virksomheder med en omsætning under 300.000 kr. er undtaget fra kravet om et godkendt digitalt bogføringssystem, men skal stadig overholde de øvrige regler i bogføringsloven. Foreninger og personligt ejede virksomheder har en længere tidsramme for implementering, hvilket giver dem tid til at tilpasse sig de nye krav. For mere information om, hvordan loven påvirker forskellige virksomhedstyper, kan du læse om vores lovpakke.
