Digitale bilag: Er du klar til de nye krav?

I takt med den teknologiske udvikling står vi over for en betydelig ændring i den måde, hvorpå virksomheder håndterer deres bogføring. Fra 2025 til 2026 vil der blive indført nye krav om digital bilagsopbevaring og bogføring, som vil påvirke mange danske virksomheder. Disse ændringer er ikke kun nødvendige for at følge med den digitale tidsalder, men de spiller også en afgørende rolle i at forbedre effektiviteten og sikkerheden i regnskabspraksis.

Nye tider for digital bogføring

De kommende krav om digital bilagsopbevaring er designet til at skabe en mere strømlinet og sikker måde at håndtere økonomiske data på. Digitalisering af bilagsopbevaring betyder, at virksomheder skal opbevare alle deres regnskabsbilag elektronisk, hvilket gør det lettere at tilgå og administrere data. Dette skift forventes at reducere risikoen for fejl og tab af information, som kan opstå ved manuel håndtering af papirbilag.

For forskellige virksomhedstyper, herunder personligt ejede virksomheder og foreninger, vil disse krav have betydelige konsekvenser. Personligt ejede virksomheder med en vis omsætning vil være blandt de første, der skal implementere disse ændringer. Foreninger vil også skulle tilpasse sig de nye regler, hvilket kan kræve investering i nye systemer og processer. Det er derfor vigtigt, at virksomhederne begynder at forberede sig nu for at sikre en glidende overgang til de nye krav.

Hvorfor digitale bilag er fremtiden

Fordelene ved at skifte til digitale bilag er mange. For det første reducerer det papirforbruget betydeligt, hvilket er godt for miljøet. Desuden giver digital bilagsopbevaring nemmere adgang til data, hvilket kan forbedre beslutningsprocesser og gøre det lettere at overholde lovgivningsmæssige krav. Digitalisering kan også hjælpe virksomheder med at optimere deres regnskabsprocesser ved at automatisere mange af de manuelle opgaver, der tidligere krævede tid og ressourcer.

Men spørgsmålet er: Er din virksomhed klar til at håndtere disse nye krav? Overgangen til digitale bilag kræver ikke kun teknologiske investeringer, men også en ændring i virksomhedskulturen for at omfavne nye måder at arbejde på. For at sikre, at din virksomhed er godt forberedt, kan det være en fordel at overveje løsninger, der er skræddersyet til de nye krav, såsom Digisense’s compliance-løsninger, som kan hjælpe med at navigere i de komplekse krav og sikre, at din virksomhed forbliver på forkant med lovgivningen.

Lovgivningsmæssige krav til digital bilagsopbevaring

Fra 1. januar 2025 vil det blive obligatorisk for mange virksomheder at overgå til digital bilagsopbevaring. Dette krav gælder for alle typer bilag, herunder købs- og salgsbilag, fakturaer og kreditnotaer. Disse bilag skal opbevares i et digitalt format, der er let tilgængeligt for både virksomheden og relevante myndigheder. Det er vigtigt at bemærke, at opbevaringspligten for disse digitale bilag er mindst 5 år, hvilket betyder, at virksomheder skal have pålidelige systemer på plads for at sikre, at alle data er korrekt gemt og tilgængelige i hele opbevaringsperioden.

Den nye lovgivning er primært indført for at forbedre gennemsigtigheden og effektiviteten i virksomhedernes regnskabspraksis. Ved at digitalisere bilagsopbevaringen kan virksomheder lettere overholde de lovgivningsmæssige krav, samtidig med at de reducerer risikoen for fejl og svindel. For at opfylde disse krav kan virksomheder drage fordel af løsninger, der er designet til at sikre compliance, såsom Digisense’s lovpakke, som tilbyder en omfattende tilgang til digital bogføring og opbevaring.

Krav til godkendte bogføringssystemer

En anden vigtig del af de nye krav er brugen af godkendte bogføringssystemer. Disse systemer skal leve op til strenge krav om IT-sikkerhed, adgangsstyring og sporbarhed. Virksomheder, der anvender ikke-registrerede systemer, bærer selv ansvaret for at sikre, at systemet opfylder alle lovkrav. Det er derfor afgørende at vælge et system, der ikke kun understøtter digital bilagsopbevaring, men også tilbyder de nødvendige sikkerhedsfunktioner.

Et af de centrale elementer i de nye krav er muligheden for at udlevere data i et standardiseret format, såsom SAF-T-filer, til myndighederne ved kontrol. Dette gør det nemmere for virksomheder at dele deres regnskabsdata på en måde, der er let forståelig og kompatibel med myndighedernes systemer. For at sikre, at din virksomhed er klar til disse krav, kan det være nyttigt at udforske mulighederne for SAF-T-integration i dit nuværende bogføringssystem.

Overgangen til digital bilagsopbevaring og brugen af godkendte systemer repræsenterer en væsentlig ændring i, hvordan virksomheder skal håndtere deres regnskaber. Ved at forberede sig i god tid og investere i de rette systemer kan virksomheder sikre, at de er klar til at imødekomme de nye krav og drage fordel af de mange fordele, som digitalisering bringer med sig.

Overgang til digital bilagsopbevaring

Overgangen fra fysisk til digital opbevaring af bilag kan virke som en udfordring for mange virksomheder, men med den rette planlægning og de rette værktøjer kan det blive en glidende proces. Først og fremmest er det vigtigt at vælge et bogføringssystem, der opfylder de nye krav om digital opbevaring. Dette indebærer, at systemet skal kunne håndtere alle relevante bilagstyper og sikre, at data er tilgængelige og beskyttede mod uautoriseret adgang.

En effektiv tilgang til overgangsprocessen kan omfatte en trinvis konvertering af eksisterende fysiske bilag til digitale formater. Dette kan gøres ved at scanne og organisere bilagene i et digitalt arkiv, der er nemt at navigere i. Det er også vigtigt at sikre, at alle nye bilag opbevares digitalt fra starten for at undgå fremtidige konverteringsudfordringer.

For at sikre en gnidningsfri overgang og opretholde høj datasikkerhed kan virksomheder drage fordel af løsninger, der tilbyder automatisk sikkerhedskopiering og sporbarhed. Dette sikrer, at alle ændringer i dataene registreres, og at der altid er en sikkerhedskopi tilgængelig i tilfælde af datatab. Læs mere om, hvordan Digisense’s systemer kan hjælpe din virksomhed med at navigere i denne overgang.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår træder kravene om digital bilagsopbevaring i kraft?

Kravene træder i kraft fra 1. januar 2025 for nogle virksomheder og 1. januar 2026 for andre.

Hvilke typer bilag skal opbevares digitalt?

Købs- og salgsbilag, fakturaer og kreditnotaer skal opbevares digitalt.

Hvad er opbevaringspligten for digitale bilag?

Registreringer og tilhørende bilag skal opbevares digitalt i minimum 5 år.

Hvad sker der, hvis man ikke bruger et godkendt bogføringssystem?

Virksomheden er ansvarlig for, at systemet opfylder alle krav, herunder IT-sikkerhed og sporbarhed.

Overgangen til digital bilagsopbevaring er en vigtig del af fremtidens regnskabspraksis. Ved at tage de nødvendige skridt nu kan virksomheder ikke kun sikre compliance, men også drage fordel af de mange fordele, som digitalisering bringer med sig. Uanset om det handler om at reducere papirforbruget, forbedre datasikkerheden eller lette adgangen til information, er digital opbevaring en investering i fremtidens forretningsdrift.

Er du klar til bogføringsloven?