Lær mere om Digiflow og dets funktioner

Forklaring: Når Digiflow skal knytte en kreditor til et bilag, aflæser den CVR-nummeret på bilaget, og forsøger at finde én kreditor, med det aflæste CVR-nummer, fra kreditorkartoteket, som den kan knytte til bilaget. Dette sker kun ved modtagelse af bilag.

En ukendt kreditor skyldes typisk at kreditoren enten ikke er oprettet i økonomisystemet, eller at kreditorens CVR nr. ikke er angivet i økonomisystemet. Kreditorer og kreditoroplysninger bliver nemlig sendt til Digiflow automatisk.

Dog kan en ukendt kreditor også betyde at Digiflow har fundet flere end én kreditor, i kreditorkartoteket, med det CVR-nummer aflæst fra bilaget.

Svar: Man kan altid tjekke hvorfor Digiflow ikke har knyttet en kreditor til bilaget ved at klikke på Værktøjer knappen og vælge Revisionsspor.




Herefter åbnes et nyt lille vindue hvor man kan scrolle ned og læse hvorfor kreditoren ikke blev fundet.

Løsning 1: Hvis kreditoren ikke eksisterer i økonomisystemet, så skal du oprette kreditoren i økonomisystemet, vente til Digiflow har modtaget den nye kreditor* og selv knytte kreditoren til bilaget denne gang**. Fremover vil Digiflow automatisk knytte kreditoren til bilaget ved modtagelse af dette.

Løsning 2: Hvis kreditoren allerede er oprettet i økonomisystemet uden CVR-nummer, tilføj da CVR-nummeret, i CVR feltet, vent til Digiflow har modtaget den nye kreditor* og knyt selv kreditoren til bilaget denne gang**. Fremover vil Digiflow automatisk knytte kreditoren til bilaget ved modtagelse af dette.

Løsning 3: Hvis kreditoren er oprettet, med CVR-nummer i økonomisystemet, tjek da at andre kreditorer, ikke har samme CVR-nummer. I tilfælde af at der eksistere flere kreditorer med samme CVR-nummer, spær da kreditorerne der ikke skal benyttes eller fjern/ret CVR-nummeret for dem. Vent nu til Digiflow har modtaget de nye kreditorer* og knyt selv kreditoren til bilaget denne gang**. Fremover vil Digiflow automatisk knytte kreditoren til bilaget ved modtagelse af dette.

Forklaring: Først er det vigtigt at forstå at Digiflow ikke laver betalinger, men blot videreformidler betalingsinformationerne til økonomisystemet, som typisk laver betalingerne.

Hvis bilaget ikke indholder betalingsoplysninger kan Digiflow ikke videregive disse, men vil normalvis trække betalingsoplysningerne fra kreditorkartoteket i økonomisystemet.

Svar: Hvis Digiflow ikke kan finde betalingsoplysningerne på bilaget eller i økonomisystemets kreditorkartoteket kan den ikke videregive disse, og derfor kan økonomisystemet heller ikke danne en betaling for fakturaen.

Man kan altid tjekke betalingsoplysningerne på bilaget ved at udvide punktet “Betalingsoplysninger”, og ellers tjekke betalingsoplysningerne i kreditorkartoteket.

Løsning 1: Kontakt kreditoren og informerer dem om at de mangler betalingsoplysninger på bilaget.

Løsning 2: Indtast betalingsoplysninger i kreditorkartoteket i økonomisystemet.

Forklaring: Nogle gange skal du godkende bilag som er konteret for dig, fordi du enten ikke selv har adgang til de konti det skal konteres på, eller det er et bilag der skal konteres på en speciel måde, som kun 1 bruger har ret til. Sådan et bilag skal også blot godkendes så det kan komme videre i godkendelseskæden, men her kan du godkende uden at skulle tage stilling til konteringen.

Svar: Hvis en kollega har forudkonteret et bilag og videresendt det til dig, kan du godkende bilaget ved hjælp af 2 godkend knapper*. En "Godkend bilaget..." knap der kan rulles ned, og en "Godkend bilaget" knap uden “...”, som ikke kan rulles ned. Brug det sidstnævnte for at godkende uden at kontere igen.

Forklaring: Hvis Digiflow ikke automatisk kan knytte en kreditor til bilaget* vil dine muligheder begrænses til selv at knytte en kreditor til bilaget**, eller videresende bilaget til en anden bruger. Digiflow gør dette da et bilag skal have tilknyttet en kreditor for at kunne blive godkendt, konteret, frigivet og bogført. Det skyles at Digiflow vil modpostere omkostningen på en kreditorkonto.

Svar: Digiflow har ikke kunne knytte en kreditor til bilaget.

Løsning: Du skal selv knytte en kreditor til bilaget, herefter vil du have de samme muligheder og funktioner du er vant til.

Forklaring: Hvis et bilag ikke er betalt eller der er sket fejl med betalingen kan man se på bilaget hvordan den skulle være betalt, hvornår og eventuelt konto eller giro-/FIK-nr. For at tjekke

Svar: Man kan altid tjekke betalingsoplysningerne på bilaget ved at udvide punktet “Betalingsoplysninger”.

Forklaring: Nogle leverandører ønsker at fortsætte med betalingsserviceaftaler, og sender blot fakturaen via GLN/EAN. I disse tilfælde vil de angive f.eks. “Betales via betalingsservice“ under betalingsoplysninger*, på den elektroniske faktura.

Svar: Hvis i modtager bilag hvor der f.eks. står “Betales via betalingsservice“ vil Digiflow forstå at den ikke skal bede økonomisystemet om at forberede en betaling for bilaget, og der vil kun blive bogført poster på driftkonti og kreditorkontoen, samt udligningerne heraf.

Forklaring: Hvis du er en ny bruger vil din kollega, som har oprettet din bruger, kunne fortælle dig hvilken engangskode du er oprettet med. Efter log ind med engangskoden bliver du bedt om at oprette en nye personlig kode.

Hvis du har glemt din kode eller ikke kan få den udleveret, kan du ændre den ved at benytte vejledningen på log ind siden.

DIGISENSE A/S kan ikke udlevere koder, da de naturligvis er krypteret.

Svar: På log ind siden (https://digiflow.dk/login.aspx) klikker du på “Glemt adgangskode”, hvorefter du bliver bedt om at indtaste e-mail adressen du er oprettet med, og trykke “Bekræft”. Efter dette får du en e-mail med en vejledning til hvordan du ændre kodeordet.

Forklaring: Det kan være nødvendigt at finde et bilag, f.eks. fordi leverandøren har kontaktet virksomheden for at finde ud af hvorfor et bilag ikke blev betalt rettidigt, eller blot for at høre om bilaget er modtaget.

Det er vigtigt at vide at hvis du ikke har rettighed til at søge i alle bilag kan du kun søge i de bilag du selv har godkendt.

Svar: Knappen til søgning findes nederst til venstre. Trykkes på denne vil søgemodulet åbne i et nyt vindue. Når søgemodulet åbnes vil den vise alle bilag for igangværende år, men du kan selvfølgelig ændre søgekriterierne og afgrænse perioden. Du kan f.eks. søge på “Sælgers fakturanummer” og begrænse søgningen til én kreditor. Søgeresultatet kan også trækkes ud i forskellige filformater.




 

Forklaring: I søgemodulet* vil der selvfølgelig være nogle søgekriterier som man kan søge ud fra. Som standard står disse til “Alle kreditorer” og “Vis alle bilag (inklusiv slettede og dubletter)”. Man kan også afgrænse på periode, og som standard vil dette stå til hele igangværende år. Derfor vil søgningen også vise alt for igangværende år, når den åbnes.

Svar: Efter man har åbnet søgemodulet* skal man ændre søgekriteriet til “Vis alle bilag (eksklusiv slettede og dubletter)”. Herefter kan man vælge den enkelte kreditor, og afgrænse perioden.

Forklaring: Når et bilag modtages i Digiflow, forsøger Digiflow at knytte den korrekte kreditor til bilaget. Dette gør den ved at aflæse CVR-nummeret, og prøver at finde én kreditoren, i kreditorkartoteket, ud fra det aflæste CVR-nummer. Hvis den ikke finder én kreditor, vil den ikke knytte nogen kreditor til bilaget, og i stedet skrive “ukendt kreditor”. Derfor skal man selv knytte rette kreditor til bilaget denne gang.

Svar: Dette gøres ved at klikke på bilaget i oversigten, og i detaljevisningen trykkes på knappen find kreditor.